İnegöl Belediyesi, Flexcity yazılımı ile uygulamaya geçtiği Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS) ile artık daha hızlı bir yönetim şekli sunuyor. Belediye Başkanı Alper Taban, düzenlediği basın toplantısıyla EBYS’nin faydalarını ve yaşanan dönüşümü anlattı.

İnegöl Belediyesi’nde son dönemlerde teknolojik anlamda yapılan yatırımlar meyvesini vermeye başladı. Flexcity yazılımı ile teknolojik anlamda bir değişim ve dönüşüm içerisine giren İnegöl Belediyesi, Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS) ile şimdi daha hızlı bir hizmet anlayışıyla vatandaşlarına daha hızlı çözümler üretiyor.

Belediye Başkanı Alper Taban, EBYS ile ilgili dün makamında basın toplantısı düzenledi. Taban, burada EBYS’nin faydalarını ve kuruma sağladığı katkıları kamuoyu ile paylaştı. Basın toplantısında konuşan Taban, 1 yıl önce başladıkları çalışmalara hızla devam ettiklerini söyledi. Kısa bir süre önce e-belediyecilikle ilgili bir sunum yaptıklarını da anımsatan Taban, “Yine elektronik dönüşüm, kurumsallaşma çalışmaları adı altında başlattığımız çalışmalarımızla ilgili bunun Elektronik Belge Yönetim Sistemi ayağıyla ilgili olan kısmını da sizlerle paylaşmak istedik. Biliyorsunuz günün şartlarına uygun hareket etmemiz gerekiyor. Zaman, yönetim içerisinde en kıymetli olan unsur. Zamanı doğru yönetmemiz gerekiyor. Dolayısıyla yeni yazılımımız Flexcity ile beraber de Elektronik Belge Yönetimi ve yine beraberinde elektronik imza uygulamasına geçmiş olduk. Vatandaş odaklı, yani insan odaklı çalışmaya devam ediyoruz. Merkeze insanı yerleştirdik ve insana, insanlığa, vatandaşımıza daha hızlı nasıl çözümler üretebiliriz, onların bizlere ulaşmasını daha kolay nasıl sağlayabiliriz konusunda çalışıyoruz. Belediyeye gelmeden, oturduğu yerden çayını yudumlarken bizlere ulaşmalarını sağlamaya çalışıyoruz” dedi.

Yeni nesil belediyeciliği bir parçası

Elektronik belge yönetimiyle teknolojik alt yapıyı, bilgi teknolojilerini güçlendirmeye çalıştıklarını ifade eden Başkan Taban, “Beraberinde de elektronik belge yönetim sistemini hayata geçirdik. Bu, yeni nesil belediyecilik dediğimiz sistemin aslında bir parçasıdır. Artık kağıttan, basılı evraktan dijital ortama doğru geçiş yapıyoruz. Yine dijital ortama taşınan belgelerle hem iş süreçlerini hızlandırmış oluyoruz hem de beraberinde kırtasiye masraflarını da minimum düzeye indirerek ekstra iş yükünü de ortadan kaldırmış oluyoruz. Kağıt israfını önleyerek çevre temizliği ve insan sağlığına katkı sağlamış oluyoruz. 2018 yılında uygulamaya aldığımız EBYS sistemiyle ağaçların kesilmesini aynı zamanda önlemiş oluyoruz. Son 6 ayda yaptığımız bu değişimle birlikte zehirli gazlardan biri olan karbondioksidin yayılmasının bile önüne geçmiş oluyoruz detayına inersek. Yine kağıt üretiminde kullanılan su israfını da önlemiş oluyoruz. İş yükünü ortadan kaldırmış oluyoruz, masa başında oturan arkadaşlarımızla yine mobil çalışan arkadaşlarımız da aynı sistemin içerisine dahil oldular. Sahada çalışan arkadaşlarımıza da yine vereceğimiz tabletlerle, mobil telefonlarını da bunlara entegre ederek hem mobil çalışma özelliğini eklemiş oluyoruz hem de bulundukları alanda elektronik belgelere erişebilme, yazılımı kullanabilme, iş başlatabilme, iş emri oluşturabilme gibi kimseye muhtaç olmadan pek çok hizmeti bizzat masasının başındaymış gibi yapabilme imkanına sahip oluyor” diye konuştu.

EBYS’nin sağlayacağı faydalar

EBYS’nin faydalarını da açıklayan Taban, şöyle devam etti: “Bu sistemin faydalarından bahsetmek gerekirse; işlem kuyrukları ve tamamlanma süreleri kısalmış oluyor. Yine karar verme süreçlerini de daha iyi hale getirmiş oluyoruz. Belediye hizmetlerine yönelik tüm başvuru ve iş emirlerinin durumunu, süreçte hangi aşamada olduklarını da elektronik ortamda sorgulayabilir hale gelmiş oluyoruz. e-belediyecilik kapsamında yine internet gibi, mesaj iletişim merkezi gibi, sosyal medya ve çağrı merkezi aracılığıyla vatandaşa yönelik daha şeffaf ve hesap verilebilir bir geri bildirim hizmet anlayışını da aslında bu kurguyla oluşturmuş oluyoruz. Hangi birimden ne kadar yazı çıktığı, belgeler üzerinden ne kadar işlem yapıldığı, performans ve benzeri gibi istatistiklerin de aslında alınmasını bu sistemle beraber sağlamış oluyoruz. Sisteme girişlerin belirli yetkiler dahilinde olmasını, yetkisiz erişimlerin önüne geçilmesini de sağlıyoruz. Yine kurumlar arasında şehir dışından gelecek veya gönderilecek olan evraklar için de günlerce beklemek yerine kontrolü elektronik posta özelliğine sahip tüm kurumlarla bu gerekli yazışmaları dijital ortamda yapabiliyoruz. Kurum içinde de dağınık bir şekilde hizmet vermek durumundayız. Tahtaköprü’de, Yenice’de, Cerrah’ta, Alanyurt’ta, Mesudiye’de şantiyede birimlerimiz var. Buralarda çalışan arkadaşlarımızın da imzalarla ilgili her gün personellerin gidip gelmesi gerekiyor. Bunun da önüne geçmiş oluyoruz. Yine kağıt tasarrufuyla ilgili ilginç bir detay da var. Ülkemizde her yıl ormanların yüzde 3’ü kağıt üretiminde kullanılıyor. Bu miktar 6,5 milyon hektara denk geliyor. Bu 6,5 milyon hektar, dünyanın en büyük havalimanı olan İstanbul havalimanının 106 katına denk geliyor. Aslında yapılan iş ve işleyişin ne kadar önemli olduğunu da bu şekilde vurgulamak istedim.”

Daha hızlı hizmet

Başkan Taban, yeni sistemle birlikte işleyişin daha hızlı hale geldiğine de dikkat çekerek; “Geçen yıl ile içerisinde bulunduğumuz seneyi karşılaştırdığım zaman; geçen yıl yıl boyunca 50 bin adet evrak dolaşıma girmiş. Şuanda elimizdeki 6 aylık veride 47 bin evrak tedahüle girmiş. Yani aslında bu hızlandığımızı, bekleme oranlarının azaldığını işaret eden bir durum. Geçen yıl Kasım ayında açtığımız iş emre 350 idi, bu yıl aylık 3500. 10 kat fazla iş üretmeye başladık. Yine bir evrakın hazırlanıp ilgili yere aktarılması 25 dakika sürerken, şuanda 1 ila 5 saniye. Tuşa bastığınızda evrak ulaşıyor. Aynı zamanda arada evrakı taşıyan birine de ihtiyaç yok. Bu söylediklerim ıslak imza zorunluluğu olmayan belgeler için geçerli. Zorunlu imzalanması gereken imzalar bunun dışında. Evrak kaybolma oranı yüzde 7,5’muş. Şuanda veri tabanından silmediğiniz sürece evrakın kaybolma ihtimali yok. Evrakın yanlış arşivlenme oranı yüzde 3 iken, şuanda yüzde sıfır. Yine yazışma standartlaşması açısından da önemli. Bu bir anlamda kurumsallaşmanın da getirdiği faktördür. Şuanda herkes standart evrak üretiyor. Bu da EBYS’nin getirdiği bir avantaj. Belgenin fiziksel yıpranması ve kaybolması bu sistemle ortadan kalkıyor. Kurum içi ve kurum dışı etkili ve hızlı iletişimi sağlıyor. Arşiv ve depolama anlamında da elektronik ortamda belleğinize bağlı. Fiziksel bir alana ihtiyacınız yok. Bunlar yaptığımız çalışmanın karşılığıdır. Ben zaman içerisinde daha da oturdukça bir kurum kültürüne dönüşeceğini ümit ediyorum. İnşallah elektronik belge yönetim sistemi gibi e-belediye ile e-devlet dediğimiz alanda da gerekli alt yapıyı oluşturduğumuzda en iyi şekilde kurumumuzu temsil edeceğiz” açıklamalarında bulundu.